Datenschutzinformation für “Online‐Meetings”
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von “Online-Meetings” informieren.
1. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen verschiedene Tools um Online-Meetings und / oder Videokonferenzen durch zu führen (nachfolgend: “Online-Meeting” bzw. “Online-Meetings” ). Die jeweiligen Tools werden nachfolgend beschrieben
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von “Online-Meetings” steht, ist der
ADAC Nordrhein e.V.
Luxemburgerstr. 169
50939 Köln
Telefon: +49 221472747
Telefax: +49 2214727452
E‐Mail: adac@nrh.adac.de
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des ADAC Nordrhein e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von “Online-Meetings” Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person).
4. Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an “Online-Meetings” verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger werden unter den jeweiligen Tools gelistet.
5. Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:
CANCOM GmbH
Florinstraße 18
56218 Mülheim-Kärlich
Telefon: +49 261 92736 0
E‐Mail: datenschutz@nrh.adac.de
6. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von “Online-Meetings” werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei vom verwendeten Tool und auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem “Online-Meeting” machen.
Weitere Angaben finden Sie bei den jeweiligen Tools.
7. Eingesetzte Tools
7.1 ClickMeeting
7.1.1 Anbieter
“ClickMeeting” ist ein Service der ClickMeeting Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością mit Sitz in ul. Arkońska 6/A4, 80‐387 Gdańsk, Polen.
7.1.2 Zweck der Verarbeitung
ClickMeeting verarbeitet Ihre Daten im Auftrag von uns. Weitere Informationen über ClickMeeting und den Zweck und Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung im Rahmen Ihrer Teilnahme an unseren Online-Meetings erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von ClickMeeting, abrufbar unter: Datenschutzerklärung der ClickMeeting Sp. z o.o. Des Weiteren finden sie weitere nützliche Informationen unter: Sicherheitsinformationen: https://knowledge.clickmeeting.com/privacy-security/security-policy/, FAQ: https://knowledge.clickmeeting.com/de/faq/.
Hinweis: Sobald Sie auf unseren Anmeldelink klicken, werden Sie zum Webinar-Raum weitergeleitet. Sie können auch die aus 9 Zeichen bestehende Raum-ID kopieren und auf dieser Seite oder in der App einfügen.
Wenn Sie die ClickMeeting‐App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser‐Version nutzbar (Empfohlen Google Chrome oder Safari).
7.1.3 Welche Daten werden verarbeitet
Bei der Nutzung von ClickMeeting werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem “Online-Meeting” machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E‐Mail‐Adresse
Meeting‐Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer‐IP‐Adressen, Geräte‐/Hardware‐Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4‐Datei aller Video‐, Audio‐ und Präsentationsaufnahmen, M4A‐Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online‐Meeting‐Chats.
Text‐, Audio‐ und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online‐Meeting“ die Chat‐, Fragen‐ oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im
„Online‐Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die ClickMeeting‐Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.
Darüber hinaus werden bei der Nutzung von ClickMeeting auf Ihrem Computer Cookies gesetzt. Welche Cookies dies sind und wofür sie verwendet werden, können Sie hier nachlesen: https://clickmeeting.com/legal
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden ClickMeeting, um “Online-Meetings” durchzuführen. Wenn wir “Online-Meetings” aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der ClickMeeting‐App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online‐Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von “Online-Meetings” können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von “Online-Meetings” auch die gestellten Fragen von “Online-Meeting” ‐Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei ClickMeeting als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über “Online-Meetings” (Meeting‐ Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in “Online-Meetings”, Umfragefunktion in “Online-Meetings”) bis zu einem Monat bei ClickMeeting gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
7.1.4 Empfänger / Weitergabe von Daten
Der Anbieter von ClickMeeting erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, so‐ weit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit ClickMeeting vorgesehen ist.
7.2 Microsoft Teams
7.2.1 Zweck der Verarbeitung
Zur Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen sowie Webinaren (nachfolgend „Online-Meetings“ genannt) nutzt der ADAC Nordrhein e.V. die Anwendung Microsoft Teams. Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation mit Sitz in Redmond, WA 98052-6399, USA (nachfolgend „Microsoft“ genannt).
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
Die Datenschutzhinweise von Microsoft Teams finden Sie hier: Support-und-Datenschutzbestimmungen-von-Microsoft-Teams.
7.2.2 Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Displayname“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache, Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
7.2.3 Empfänger / Weitergabe von Daten
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
8. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
9. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
10. Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistung und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Eine Liste der Landesdatenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: Liste_Landesdatenschutzbeauftragten
12. Änderung dieser Datenschutzinformation
Wir überarbeiten diese Datenschutzinformation bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 04.02.2021